Réunion standard vs écran interactif, qui gagne ?

Réunion standard vs Réunion avec écran interactif, qui gagne ?

24 Octobre 2018

Écrans interactifs

Temps normalement alloué à l’échange, les réunions s’allongent et deviennent vite un calvaire pour les employés. Les étapes pour mener une réunion à bien sont nombreuses, à tel point que ça en devient un réel défi d’organisation pour l’animateur.

Au fil de cet article, vous allez découvrir la différence entre une réunion dite « standard » et une réunion avec un écran interactif. Il va s’agir de comprendre en quoi un écran interactif peut transcender complètement un rassemblement de professionnels à l’heure actuelle.

L’inactivité au coeur des réunions standards

Ce n’est plus un secret, une réunion qui devait durer 15 minutes peut finir par durer 2 heures. Tout changement minime dans l’organisation au dernier moment, risque de rallonger le rassemblement et d’en faire oublier l’objectif principal.

Une réunion standard peut avoir entre 2 à 15 participants. Plus il y’a d’employés, plus la réunion à des chances d’être improductive et de faire perdre de l’argent à l’entreprise. Le calcul est simple : prenez les participants, chaque minute passée en réunion coûte de l’argent, si une réunion dure des heures, ce sont des heures que les employés n’auront pas utilisé de manière plus efficace.

Parmi les participants, seuls quelques-uns sont actifs pendant que les autres doivent rester attentifs. Il n’est pas peu commun de voir un collègue piquer du nez, ou seulement faire autre chose pendant une réunion lorsque celle-ci s’éternise.

Dans ce genre de cas, l’ordre du jour sera sans doute respecté mais la finalité des questions posées ne sera pas réellement traitée. Les employés ne se sentiront pas impliqués, n’y verront par conséquent aucune utilité ce qui aura un effet néfaste sur leur travail à venir.

Les réunions avec écran interactif : le collectif comme point de ralliement

Pour qu’une réunion standard se passe bien, ou presque, l’animateur à besoin d’une grande organisation en amont. Il va devoir passer par de très nombreuses étapes comme définir l’objectif de la réunion, préparer l’ordre du jour, choisir les participants, choisir un lieu, etc…

Autant de tâches qui vont lui demander beaucoup de temps, pour un résultat final qui risque d’être bien en dessous de ses attentes. Comme pour une réunion standard, l’animateur va être la pièce maîtresse d’une réunion avec écran interactif. Seulement la ressemblance entre les deux s’arrêtent ici.

Les réunions avec écrans interactifs vont mettre l’animateur au centre des informations certes, mais va aussi encourager les autres utilisateurs à êtres actifs. Contrairement à une réunion standard, il ne s’agit plus d’être passif tout au long des prises de décisions et des informations. Le but est de valoriser la présence des employés en rendant leur présence réellement utile.

Fini les petites siestes improvisées, un indicateur de présence sur un logiciel comme Tamashare existe. Dès que celui-ci devient translucide voir disparaît, cela signifie que l’utilisateur est inattentif au suivi de la réunion.

A l’aide d’un écran interactif et du logiciel adéquate, chaque participant peut interagir en temps réel sur le document affiché. Il n’est plus question d’un seul animateur, mais de plusieurs entités qui travaillent ensemble sur un même document. Que ce soit avec des annotations, des partages d’écrans et plus encore, l’employé est enfin impliqué dans une réunion avec une liberté presque complète.

Sur le long terme, lequel de ces deux systèmes est le plus viable ?

En plus d’être de moins en moins appréciées par les participants, les réunions standards sont aussi très coûteuses. Entre la location de grandes salles, la nécessité d’avoir quelqu’un qui prend des notes tout du long pour ne rien louper et les supports papiers à distribuer, c’est un vrai gouffre financier pour les entreprises avec des réunions régulières.

Une réunion standard qui à la base, pouvait aider à fédérer une équipe, est aujourd’hui un événement que les employés ont du mal à accepter.

A l’inverse, une réunion avec écran interactif s’avère être une aubaine à la fois pour faire des économies, mais aussi pour augmenter sa productivité !

Avec un logiciel tel que Tamashare, les employés vont forcément se sentir impliqués dans les réunions. Plus il y aura d’interaction entre les participants, plus la réunion aura des chances d’être rapide et réussie.

L’écran interactif va également permettre un meilleur partage d’information. Les participants pourront accéder aux fichiers souhaités en temp réel sans avoir besoin de supports papiers. Avec Tamashare, plus besoin que quelqu’un prenne constamment des notes. Un compte rendu automatique est généré après chaque réunion, vous y retrouverez les annotations et tous les documents partagés.

Il a été prouvé qu’à la fin d’une réunion avec écran interactif, l’ordre du jour est bien respecté contrairement à une réunion classique. De ce fait, les deadlines sont mieux gérées et les employés moins stressés !

Les réunions avec écran interactif : le futur à portée de main

Vous l’aurez compris, les réunions avec écran interactif tendent à se développer dans un futur proche.

En tant qu’entreprise, ce mode de fonctionnement amène du renouveau dans les prises de décisions. L’échange entre participant est au coeur du sujet. Il deviendra plus aisé pour vous de connaitre d’avantage les participants en les impliquant de manière directe.

A l’aide des bons logiciels, l’écran interactif sera un allié puissant pour évaluer et analyser les problèmes afin d’y remédier plus facilement.

Avec un logiciel tel que Tamashare, peu importe le lieu et le moment, tous les participants pourront être actifs les uns, autant que les autres.

Source : 123

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